El IMSS ha publicado en el DOF del 9 de julio de 2020 acuerdos aprobados por su Consejo Técnico relacionados con la operación y uso del buzón especial del IMSS.

Los puntos más relevantes de los acuerdos para la práctica del buzón y trabajo con la firma electrónica son los siguientes:

Buzón IMSS

Los particulares deben solicitar y manifestar al Seguro Social su conformidad para realizar actuaciones ante este, a través del Buzón IMSS, como medio de comunicación electrónico, mediante el uso de su e.firma, amparada por un certificado vigente emitido por el SAT y las claves públicas y privadas que la conforman.

Todas las actuaciones electrónicas que se efectúen por medio del buzón deben estar signadas con la e.firma y serán imputables a su titular, por lo que es su responsabilidad el resguardo del certificado digital y la confidencialidad de la clave privada.

Para emplear esta herramienta, los interesados deben registrarse en www.imss.gob.mx, en la sección Buzón IMSS, considerando al menos una dirección de correo electrónico y un número de teléfono móvil como medios de contacto.

Además, por cada actuación que realicen los empresarios en el buzón, se emitirá un acuse de recibo electrónico y se presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado, siendo este el medio para acreditar de manera fehaciente la fecha y hora de recepción de los mensajes de datos y documentos digitales enviados por este medio de comunicación.

Las actuaciones que los interesados deban realizar dentro de un plazo legal a través del Buzón IMSS pueden efectuarse de las 00:00 a las 23:59 horas del día; si el uso del mismo se realiza en día inhábil, las promociones se tendrán por recibidas a la primera hora del día hábil siguiente.

El Seguro Social podrá notificar los actos y las resoluciones administrativas que emita en documentos digitales a través del Buzón IMSS, incluyendo cualquiera que pueda ser recurrido, en el horario comprendido de las 09:30 a las 18:00 horas (de la Zona Centro de México).

En el supuesto de que el acuse de recibo se genere en día u hora inhábil, en todos los casos, la notificación se tendrá por realizada a partir de las 09:30 horas (Zona Centro de México) del día hábil siguiente.

Los particulares contarán con tres días hábiles para abrir en el Buzón IMSS los documentos digitales pendientes de notificar; dicho plazo se contará a partir del día hábil siguiente a aquel en que le sea enviado el mencionado aviso.

Lo dispuesto en los presentes Lineamientos no limita las facultades de comprobación del IMSS.

Los datos personales que se transmitan a través del Buzón IMSS serán tratados de conformidad con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados y demás normatividad aplicable, por lo que de violentarse los derechos ahí contenidos, serán aplicables las sanciones en las leyes antes mencionadas, sin perjuicio de las demás que puedan generarse.

El incumplimiento a los lineamientos, así como el uso indebido del Buzón IMSS en las actuaciones o actos administrativos electrónicos, será sancionado conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la Ley, el Código Penal Federal y las demás disposiciones jurídicas aplicables.

Firma de documentos electrónicos

El acuerdo relativo a los Lineamientos generales del firmado electrónico de documentos por funcionario competente del IMSS, precisa que dichos instrumentos tienen por objeto regular la emisión de actos y resoluciones administrativas del Instituto con firma electrónica avanzada por funcionario competente y dar a conocer los medios de comprobación de la integridad y autoría de los documentos digitales notificados electrónicamente mediante el Buzón IMSS o documentos impresos notificados de forma personal.

También prevé que los derechohabientes o patrones podrán verificar la integridad y autoría de los documentos digitales e impresos suscritos con e.firma o sello digital emitidos por los servidores públicos facultados, mediante alguna de las siguientes opciones:

tratándose de documentos que cuenten con código QR, pueden comprobarse mediante el uso de un software que permita leer su código de barras bidimensional, o
ingresar al portal electrónico del IMSS (www.imss.gob.mx); Patrones o empresas; Cumplimiento de Obligaciones Fiscales; Servicios en línea; Verificación de personal del IMSS y Buzón Tributario; Verificación de documentos
En cualquiera de las formas, deben observar en pantalla la clave del RFC del destinatario, nombre, denominación o razón social de la persona a la que va dirigido el documento impreso firmado por el funcionario competente del IMSS con e.firma y el documento original.